Planowanie czasu

Każdy z nas ma na co dzień wiele zadań do wykonania. Czasami jest ich dużo, czasami jest ich mało, ale zawsze są to jakieś plany. Dziś drogi czytelniku chciałbym Ci pomóc sporządzić swój plan. Jest to oczywiście mocno powiązane z wyznaczaniem sobie celi, o których już pisałem, ale i dziś poświecę nieco uwagi temu tematowi.

Przypomnij sobie drogi czytelniku dzień wczorajszy. Weź kartkę i zapisz co wczoraj zrobiłeś. Następnie w kolumnie obok wypisz sobie rzeczy, które chciałeś zrobić.
Jeżeli w pierwszej kolumnie posiadasz dużo mniej pozycji niż w kolumnie drugiej i nie jesteś z tego zbytnio zadowolony, gorąco polecam lekturę tego artykułu. Jeżeli zaś wszystkie zadania udało Ci się zrealizować, to już w tym miejscu należy Ci pogratulować. Lecz również zachęcam Cie do przeczytania i podzielenia się swoimi opiniami a może i własnym doświadczeniem.

Na początku wróćmy do tematu formułowania celów.

Metoda określania celów SMART
Metoda SMART jest metodą wyznaczania sobie celów wg 5 reguł:

• Specyfic - specyficzny
• Measurable - mierzalny
• Actionable - atrakcyjny
• Realistic - realny
• Time lined - określony w czasie

Rozszerzeniem SMART jest metoda SMARTER która to dodaje dwa punkty:

• Exciting -ekscytujący
• Recorded - zapisany

Tak więc jak widać pokrywa się to bardzo mocno z wcześniejszymi radami na temat formułowania sobie celów.

Chciałbym Ci teraz czytelniku przedstawić 5 zasad planowania dnia pracy:

1. Plany wyrażaj pisemnie
2. Planuj w przeddzień dnia pracy
3. Oszacuj potrzeby czasowe
4. Nie planuj dnia co do minuty (zostaw sobie rezerwę czasu na nieprzewidziane wydarzenia)
5. Zaczynaj, działaj i kończ dzień pozytywnie

Do planu warto zaglądać w ciągu dnia i analizować swój postęp. Często warto się zastanowić, czy nie da się wykonać jakiegoś zadania szybciej i efektywniej, dzięki czemu mamy więcej czasu.

Bardzo dobrą radą jest również robienie sobie przerw. Naprawdę przerwa jest bardzo dobrym nawykiem, byle nie za często i nie za długo. Jestem przekonany, że słyszałeś iż człowiek potrzebuje około 9-10 minut czasu, aby uzyskać pełnię skupienia w trakcie pracy. Przy sprzyjających warunkach jesteśmy w stanie pracować około 40minut po których nasza aktywność spada. Wtedy najlepiej zrobić sobie przerwę np na zrobienie sobie herbaty, kanapki. Przerwa taka nie powinna być zbyt długa. 5-10 minut, nie więcej, gdyż dłuższe przerwy grożą nadmiernym rozleniwieniem.

Jeżeli czujesz jakiś z sygnałów typu "zrób sobie przerwę" to odpocznij. Do takich sygnałów należą miedzy innymi:

• potrzeba ruchu, dotlenienia się
• ziewasz lub wzdychasz
• czujesz wzrost napięcia lub zdenerwowanie
• czujesz głód
• tracisz koncentracje, "odpływasz", myślisz o czym innym
• robisz błędy w mowie, lub maszynopisaniu
• czujesz spadek produktywności i jakości wykonywanej pracy

Oczywiście bez przesady. To nie ma być oznaka leniwości, gdy już po 5 minutach nam się nie chce zabrać do roboty.

Warto również zwrócić tutaj na tzw efekt piły. Jak pisałem wyżej, potrzebujemy 9-10 minut aby osiągnąć pełną aktywność w wykonywanym zadaniu. Jeżeli ktoś lub coś nam przeszkodzi w pracy to znów potrzebujemy tego czasu, aby znów w pełni skupić się na zadaniu. Dlatego zanim rozpoczniemy pracę, dobrze jest przygotować sobie własne stanowisko, wyciszyć telefon komórkowy, komunikatory internetowe (w końcu nie musimy być na każde zawołanie). Jeżeli nie potrzebujemy warto również wyłączyć komputer i przede wszystkim telewizor.

Z tego samego powodu, warto planować najpilniejsze zajęcia na taką część dnia, gdy wiemy, że nikt nam nie będzie przeszkadzał. Dobrą zasadą jest wykonywanie najpilniejszych zadań wcześniej a te mniej ważne zostawienie na koniec dnia.

Chciałbym również tutaj opisać Efekt Parkinsona:
Czas jaki poświęcimy na wykonanie danego zadania, wynosi dokładnie tyle ile na niego przeznaczyliśmy. Wynika to z tego, że jeżeli zaplanujemy sobie, że będziemy dany projekt robić jeden dzień, to zajmie nam ona dokładnie jeden dzień. Jeżeli zaś zaplanujemy trzy dni, to zajmie nam to trzy dni. Dlatego warto określać sobie granicę. Jak najkrótszą, ale realną.

Również dość znanym zjawiskiem jest Efekt studenta, który polega na tym, że odkładamy naukę aż do ostatniej chwili. Odkładamy zadanie każdego dnia, aż do momentu krytycznego -czyli całkowitego skupienia lub paniki. Efekt ten również został odkryty i nazwany przez Parkinsona.

Na koniec warto napisać o Zasadzie Pareto:
20% pracy, przynosi 80% skutków.

Zasada ta bardzo pokrywa się ze stwierdzeniem, które słyszę na studiach pisząc programy:
Zrobione mamy 80% projektu, potrzebujemy jeszcze 80% czasu aby wszystko skończyć.

Tak więc zachęcam Cie czytelniku do planowania sobie dnia. Jeżeli masz ochotę przeczytać więcej na temat planowania czasu polecam Ci e-booka, lub audiobooka [ Zarzadzanie soba samym w czasie ] lub książkę [Zorganizuj się].
Jeżeli nie chcesz wydawać pieniędzy, możesz ściągnąć darmową publikację [Efektywne zarządzanie czasem].
Warto pamiętać: najlepsza inwestycja, to inwestycja w siebie.

Jeżeli masz jakieś uwagi, lub sugestie napisz komentarz. Chętnie usłyszę Twoja opinię.